9 Tipps zum effektiven Schreiben von E-Mails
Du wirst vielleicht denken, dass du die meiste Zeit am Arbeitsplatz damit verbringen musst, in Meetings zu sitzen oder am Telefon zu telefonieren. Aber möglicherweise bist du falsch informiert.
Einige kürzliche Studien zeigen, dass Arbeitnehmer 4,1 Stunden pro Woche mit der Überprüfung und Interaktion mit ihren Work-Mail einlegen. Trotz der Einführung von Tools wie Slack verwenden Arbeitnehmer mehr als jemals Email - und was noch schlimmer ist, kann es dauern, bis man nach dem Überprüfen und Lesen einer Email wieder auf den eigenen Tagesablauf zurückkehren kann.
Also, wenn du eine Email geschrieben hast - ob an deinen Vorgesetzten, einen Kollegen oder jemanden, mit dem du zusammenarbeiten möchtest -, solltest du sicherstellen, dass sie gut verfasst und wirksam ist.
Hier sind 9 Tipps für effektives Schreiben von E-Mails:
- Verstehe das Ziel deiner Email: Stelle sicher, dass du weißt, wofür du die Email schreibst.
- Sei klar und präzise: Vermeide es, zu viel Zeit auf die Erstellung einer Email zu verwenden, wenn ein Telefonat oder eine persönliche Unterredung besser geeignet ist.
- Stelle sicher, dass deine Frage klar ist: Die Anfrage soll schnell verständlich sein, ohne viel Mühe in das Lesen der Mail investieren zu müssen.
- Antworte auf die Frage: „So was?“: Dein Empfänger muss wissen, warum er sich mit deiner Email auseinandersetzen sollte.
- Gebe einen Grund für deine Anfrage: Dein Empfänger sollte verstehen, welchen Nutzen es hat, wenn er dich unterstützt.
- Sei direkt und beschränke dich auf das Wesentliche: Vermeide es, zu viel Zeit in die Formulierung einer Email zu investieren, wenn ein einfaches Telefonat genügt.
- Stelle sicher, dass deine Anfrage klar ist: Dein Empfänger sollte sofort wissen, was von ihm erwartet wird.
- Sei flexibel und offen für Feedback: Wenn du eine schnelle Antwort benötigst oder mehr Zeit zum Nachdenken brauchst, stelle dies in deiner Email klar.
- Bekomme die Antworten, die du benötigst: Überprüfe regelmäßig deine Emails auf die richtige Empfängeradresse und verstehe, dass eine schnelle Antwort nicht immer garantiert ist.
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